A la hora de organizar documentos en un breve periodo de tiempo con precisión y practicidad, excel es un creador de hojas de calculo imprescindible en cualquier oficina. Por medio de este programa se pueden hacer todo tipo de cálculos, desde las operaciones más simples hasta el más complejo sistema.
Entre las ventajas de usar excel se encuentra la de tener una capacidad increíble de facilitar la creación fórmulas, funciones, ecuaciones y listas.
Fórmulas y funciones en excel
Crear fórmulas puede ser lento y complicado, por lo que es común ver en las empresas a personal que suele pasar días intentando solucionar un problema, claro que en muchos casos el problema es que no saben cómo ejecutar las tareas con dicha herramienta, esto debido al desconocimiento de las ventajas de usar excel.
Para hacer esto, excel tiene ciertas fórmulas predefinidas llamadas funciones. Las funciones ejecutan una serie de instrucciones para generar un valor final. La herramienta ofrece más de trescientas funciones y se reúnen en múltiples categorías como matemáticas, estadísticas y muchas más.
La construcción de funciones puede ser bien difícil para aquellos que están comenzando a usar el programa, con lo que es muy aconsejable tomar un curso de Excel avanzado, aunque es cierto que ofrece muchas funciones, muchas de ellas no aplican en nuestra área de trabajo, debido a que los procesos suelen ser muy específicos según el tipo de organización, el área e inclusive el tipo de usuarios.
Aplicación en el cálculo de notas escolares
Existen muchas aplicaciones con lo que me limitare a platicar de una que puede ser realmente útil para los maestros. Es bien sabido que entre las ventajas de usar Excel está la de poder calcular operaciones en automático.
Con los conocimientos avanzados en de la herramienta, se puede configurar una hoja de cálculo para saber las notas de los alumnos en muy poco tiempo (segundos), recuerdo en mis años de estudiante que al solicitarle una calificación a un profesor, sacaba un montón de hojas del maletín y se ponía a sumar y a hacer divisiones (en ocasiones me quitaba puntos) podían pasar minutos, incluso horas hasta poder saber mi calificación.
Desventajas de no saber usar excel
Lo anterior causa una enorme cantidad de inconvenientes que son escalables a cualquier empresa, voy a listar algunos de los problemas de no saber e inclusive no tener la herramienta en tu área de trabajo (Así es, hemos encontrado empresas que siguen sin usar excel) :
- Perdida de tiempo
- Realizar labores repetitivas una y otra vez
- Pasar el tiempo haciendo tareas «técnicas» o capturando datos
- Pasar más tiempo haciendo la hoja de calculo que tomando decisiones
- Equivocarse por no documentar el proceso
- Perdida de información por la desorganización de la misma
Análisis de datos y toma de decisiones
Una de las ventajas de usar excel sería la de examinar los grados de los estudiantes mediante gráficos y supervisar el desempeño de los mismos mediante un análisis de la media, esto es que pudiese probar diferentes métodos de enseñanza y equiparar el desempeño de sus estudiantes a través de gráficos y no poniéndose a meditar sentado aguardando la iluminación total .
Si bien existen programas que apoyan este tipo de actividades, en la mayoría de los casos no acostumbran a cumplir con los requerimientos del usuario, ya sea por carencia de opciones en el programa o bien por una cantidad apabullante de opciones imposibles de aprender.
En resumen no hay nada que una hoja de calculo no pueda hacer…